riverandsouladventures.com

Bez řádného skladování není vždy snadné najít své administrativní dokumenty. Jak vlastně najít doklad o koupi z roku 2001, pokud je nahromaděný v krabici s dalšími papíry? Abyste se vyhnuli plýtvání časem prohrabáváním se v několika krabicích při hledání dokumentu, zde je několik tipů na skladování.

Jak dlouho byste si měli uchovávat doklady?

Je důležité je zachovat administrativní papíry, ale mají také své datum spotřeby. Po určité době tak již není nutné uchovávat některé dokumenty, jako jsou faktury a prohlášení všeho druhu. Zde je souhrn období, během kterých je vhodné uchovávat různé typy papíru:

• 1 rok: účty za telefon, internet nebo stěhování, případně doklad o zaplacení PV.
• 2 roky: výpisy o rodinných přídavcích, poplatky u lékaře, dopisy o ukončení smlouvy, doklady o sociálním zabezpečení a vzájemném pojištění, jakož i úvěrové dokumenty.
• 3 roky: oznámení o audiovizuální licenci a přiznání k dani z příjmu.
• 5 let: účty za vodu a elektřinu, stvrzenky z nájmu a poplatky za pronájem, účty za plyn, potvrzení o zaplacení daně, nájemní smlouva a doklad o platbách za údržbu.
• 10 let: bankovní výpisy, složenky, hypoteční úvěry, smlouvy o životním pojištění po datu úmrtí ...
• 30 let: účty za opravy automobilů, účty za výstavbu, účty za nemocnice a občanské IOU.
• Životnost: svatební smlouva, rodinná kniha, vojenská kniha, diplomy, závěti, majetkové tituly, dary, zdravotní záznamy, očkovací průkaz, lékařské záznamy, výplatní pásky, potvrzení o adopci, pracovní smlouvy ...

Nejlepší tip, jak mít doma uklizený, je zachovat naprosté minimum. Není nutné uchovávat všechny přijaté dopisy a dokumenty. Neužitečné papíry je tedy nutné okamžitě vyhodit.

Ukládání každodenních dokumentů

Abyste si udělali pořádek, musíte rozlišovat mezi každodenními dokumenty a jinými soubory. The aktuální dokumenty jsou ty, které jsou často konzultovány, a které proto musí být na snadno dostupném místě. Dokumenty, které jsou zřídka konzultovány, mohou být uloženy v krabicích nebo v horní části police. Zde jsou některé typy úložiště pro různé typy papíru:

• Košile v různých barvách

Barvy se používají k rozlišení dokumentů od sebe navzájem. V každé složce byste také měli používat kapsy pro třídění papírů: jedna kapsa na daně, jedna kapsa na dokumenty EDF, další na účty za vodu ...

• Košile s klínem

Složky se záhyby jsou vhodné pro ukládání objemných dokumentů. Složka tak umožňuje klasifikovat různé dokumenty týkající se jednoho předmětu (příklad: všechny dokumenty týkající se stavby domu).

• Kroužkové pořadače

Jsou praktické pro snadné prohlížení dokumentů, aniž byste je museli vyjímat z úložiště. Papíry lze navíc oddělit přepážkami, aby je bylo možné snáze najít. Oddělovače mohou také zobrazovat indikace pro usnadnění úkolu při hledání. Lze je uspořádat v abecedním pořadí, podle data atd.

• Nábytek se zásuvkami

Pokud je skladovaných dokumentů velké množství, je lepší zvolit kartotéku. Ta má zásuvky, kde jsou různé dokumenty zavěšeny na tyčích a jsou snadno přístupné.

Chytře organizujte administrativní dokumenty

Použití odpovídajícího úložiště samozřejmě usnadňuje klasifikaci souborů, ale je také důležité vědět, jak organizovat dokumenty podle jejich typu. Zde je příklad klasifikace pro usnadnění výzkumu:

• Rodinný spis: obsahuje všechny dokumenty týkající se rodiny, jako je oddací list, doklady totožnosti, pasy, rodné listy...
• Vzdělávací dokumentace: školní vysvědčení, dokumenty týkající se školky atd.
• Daňová evidence: přiznání k dani z příjmu, daně z bydlení...
• Zdravotní dokumentace: zdravotní záznamy, recepty, lékařské prohlídky (rádio, skener, ultrazvuk atd.) ...
• Soubor faktur: služby (voda, plyn, elektřina, telefon, internet atd.), faktury za zboží a práce atd.
• Pojistný soubor: smlouvy o pojištění auta a domácnosti, životní pojištění, pojistné události, certifikáty pravosti ...
• Profesní spis: pracovní smlouva, výplatní pásky, spis žádosti, životopis, diplomy ...
• Soubor bydlení: nájemní smlouva, potvrzení o nájmu, dopisy vlastníka / nájemce atd.
• Bankovní soubor: výpisy z účtu, smlouva, převodní příkaz atd.

Archivace administrativních dokumentů

V ideálním případě by to mělo být provedeno archivaci určitých dokumentů alespoň jednou ročně. Archivované soubory jsou přehledně uspořádány v krabicích podle data nebo abecedně a podle tématu. Opět je nejlepší použít jednu barvu na téma. Zde je podrobný příklad úložiště:

• Růžová košile na faktury, žlutá na finance, modrá na pojištění…
• Řazení podle pořadí: abecední pořadí od A do Z nebo podle data (podle měsíce, poté podle roku). Díky tomu lze snadno rozlišit mezi novějšími a staršími dokumenty.

Nejdůležitější je vytvořit tekuté uspořádání, které usnadní nalezení účtu za vodu například za leden loňského roku. Pokud je stále obtížné papíry najít, přestože jsou uklizené, je nutné přezkoumat techniku ​​skladování.

Další tipy, jak si udělat pořádek v administrativních papírech

Skladování je snazší, když je k dispozici méně papíru. Kromě třídění a zbavování se neaktuálních dokumentů je možné využít i tzv online fakturace dostávat méně pošty domů. Je však nutné provádět pravidelně zálohy na několika podpěrách, aby se předešlo ztrátám. Pro větší bezpečnost by měly být důležité dokumenty zálohovány online.

Když pošta dorazí, je důležité ji předem zařadit, aby se nehromadila měsíce v rohu kanceláře. Naléhavé dopisy by měly být přečteny okamžitě, zatímco ostatní mohou být seřazeny podle priority. Je vhodné mít kancelářský organizér pro ukládání důležitých papírů, které vyžadují akci (platba faktury, předvolání atd.) a písemností, které je třeba archivovat (bankovní výpisy, automatické debetní faktury atd.). Tento trik vám umožní zbavit se zastaralého papíru, který lze okamžitě vyhodit jako letáky a reklamy.